Hinweise zur elektronischen Einreichung von Dokumenten

Organisatorisch-technische Hinweise

• Für die Dateinamen der einzureichenden Dokumente gelten folgende Beschränkungen:
• max. 60 Zeichen
• nicht den Speicherort beim Einreicher, z.B. nicht: »C:\Eigene Dateien\ Dokumente\ Anmeldung für .... GmbH und Co. KG vom 18.02.2007.tiff«
• keine Verwendung von Kommata, Umlauten, Sonderzeichen oder ausländische Zeichen
• darf nur einen ».« (Punkt) unmittelbar vor der Dateiendung (».tiff« oder ».pdf«) enthalten
• soll einen Rückschluss auf den Inhalt der Datei zulassen (»sprechender Dateiname«)

   Bei Nichtbeachtung kann dies zu Problemen beim Versand
   an das Gericht bzw. bei der Weiterverarbeitung durch das
   Gericht führen. Im letztgenannten Fall wird die Nachricht
   beanstandet und muss erneut eingereicht werden.

• Um eine reibungslose Übermittlung und Weiterverarbeitung der elektronischen Nachrichten zu ermöglichen, ist darauf zu achten, dass die für die zu nutzende Software EGVP automatisch vom Download-Server bereitgestellten Updates genutzt werden. Gleiches gilt für die Fachsoftware bei den Notaren und Rechtsanwälten. Mit den Updates werden aufgetretene Fehler behoben und Weiterentwicklungen der Software zur Verfahrenserleichterung zur Verfügungen gestellt.

• Das Bemerkungsfeld ist derzeit auf 1000 Zeichen begrenzt. Bei Überschreiten der Zeichenlänge ist eine automatische Weiterverarbeitung der Daten nicht möglich, was zu einer Verfahrensverzögerung führt. Längerer Text ist daher als gesondertes Anschreiben einzureichen.

• Bei der Herstellung der zu übersendenden Dateien ist einerseits auf eine möglichst geringe Größe, anderseits auf die Lesbarkeit der Dateien zu achten. Die Dateigröße wird u.a. durch Einstellung der Scanner-Auflösung (regelmäßig sind 200 oder 300 dpi ausreichend) und durch die Wahl der richtigen Scanner-Einstellung (schwarz-weiß, nicht Grautöne) gesteuert. Geringe Dateigrößen verkürzen die Übersendungsdauer. Aufgrund zu schwacher oder unscharfer Schrift nicht oder nur äußerst schwer lesbare Texte werden per Zwischenverfügung beanstandet.

• Das »Entpacken« von ZIP-Dateien erfordert zusätzliche manuelle und zeitaufwändige Arbeitsschritte, die die Bearbeitung des Antragsbegehrens verzögern. Diese Einreichungsform ist unnötig, wenn die gezippten Dokumente nicht besonders groß sind (< 200 KB); davon ausgenommen sind die Fälle der Notarvertretung.