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Hinweise für die elektronische Einreichung von Anmeldungen und Dokumenten zum Handels-, Genossenschafts- und Partnerschaftsregister

Allgemeine Hinweise zum Elektronischen Rechtsverkehr

Die allgemeinen Bearbeitungsvoraussetzungen für die elektronische Einreichung von Dokumenten finden Sie auf den Seiten »Elektronischer Rechtsverkehr«.

Spezielle organisatorisch-technische Hinweise

  • Zur Verfahrensbeschleunigung bei den Registergerichten sollten die Dateinamen der einzelnen Dokumente bereits einen Rückschluss auf den Inhalt zulassen (z.B. »Anmeldung.tiff«, »Beschluss.pdf« oder »Gesellschafterliste.tiff«).
  • Bei den einzureichenden Dokumenten ist darauf zu achten, dass die erforderlichen Anlagen (Gesellschaftsvertrag/Satzung, Liste der Gesellschafter, Bilanzen, Berichte, Genehmigungen, Vollmachten, Vertretungsnachweise, Beschlüsse, Abtretungsurkunden etc.) nicht mit der Anmeldung in einer Datei zusammengefasst werden, sondern grundsätzlich einzeln und unter Angabe ihrer spezifischen Dokumentart eingereicht werden.

Dies gilt zwingend für folgende Dokumentarten

  • Gesellschafterlisten
  • Liste der Aufsichtsratsmitglieder
  • Gesellschaftsvertrag/Satzung/Statut (mit notarieller Übereinstimmungsbescheinigung)
  • Dauervollmachten (jede einzeln
  • Zwingend einzeln einzureichen sind zudem folgende Dokumente der Dokumentart »sonstige Dokumente« bzw. »Dokumente zum internen Gebrauch«:
    • Urkunden aus dem Privatbereich (Erbschein, öffentliches Testament oder Erbvertrag, Heiratsurkunde, Adoptionsurkunde, Bestallungsurkunden usw.)
    • Geschäftsanteilsübertragungsverträge
    • Staatliche Genehmigungen

Hintergrund ist, dass die Dokumente einzeln über das Internet
beauskunftet werden, so dass eine klare inhaltliche und formale
Trennung die Erkennbarkeit und die Verständlichkeit der
Dokumente im Online-Abruf erhöht.

Die getrennte Einreichung gilt nicht für Anlagen gemäß § 9 Abs. 1
Satz 2 und § 14 BeurkG.

  • Bei der Herstellung der zu übersendenden Dateien ist einerseits auf eine möglichst geringe Größe, anderseits auf die Lesbarkeit der Dateien zu achten. Die Dateigröße wird u.a. durch Einstellung der Scanner-Auflösung (regelmäßig sind 200 oder 300 dpi ausreichend) und durch die Wahl der richtigen Scanner-Einstellung (schwarz-weiß, nicht Grautöne) gesteuert. Geringe Dateigrößen verkürzen die Übersendungs- sowie die Beauskunftungsdauer. Aufgrund zu schwacher oder unscharfer Schrift nicht oder nur äußerst schwer lesbare Texte werden per Zwischenverfügung beanstandet.
  • Um sicherzustellen, dass die eingereichten Dokumente in den elektronisch geführten öffentlichen Registern in einer inhaltlich unveränderten Form abgelegt und zur Beauskunftung bereitgestellt werden können, sollten Einreichungen in unveränderbarer Form in den Formaten PDF oder TIFF erfolgen.
  • Anmeldungsschreiben und die hiermit eingereichten notariell zu beurkundenden oder zu beglaubigenden Dokumente sind (einzeln) qualifiziert zu signieren. Dies ist Voraussetzung für eine rechtswirksame Anmeldung (vgl. § 12 HGB; § 39a BeurkG) und wird bei Nichtbeachtung beanstandet. Neben der Anmeldung selbst sind von dem Erfordernis einer qualifizierten Einzelsignatur insbesondere Gründungsurkunden bei Kapitalgesellschaften (§ 37 Abs. 4 Nr. 1 AktG, § 8 Abs. 1 Nr. 1 GmbHG) und Niederschriften über beurkundungspflichtige Gesellschafterversammlungen (etwa bei § 53 Abs. 2 GmbHG) erfasst. Die Signatur der Gesamtnachricht kann die Einzelsignatur nicht ersetzen.
  • Das Erstellungsdatum der eingereichten Dokumente wird in den gesetzlich vorgesehenen Fällen technisch ausgelesen und bei der Beauskunftung im Internet verwendet. Es wird daher gebeten, dessen Richtigkeit vor Versand zu überprüfen. Das Datum der Übersendung ist für diese Dokumente nicht relevant.
  • Bei dem offen zu legenden Jahresabschluss handelt es sich um ein ganzheitliches Dokument. Nach den Vorschriften des HGB sowie § 9 HRV sind die elektronisch eingereichten und zur Beauskunftung freizugebenden Dokumente nach der Art des Dokuments abrufbar zu halten. Ein mehrseitiger Jahresabschluss ist daher nicht in mehreren Dateien, sondern als eine Datei einzureichen. Gleiches gilt für die Gesellschafterliste.
  • Falls Unterlagen zu einer Anmeldung durch den Notar nachgereicht werden müssen, sind die Dokumente als Nachricht z. B. mit dem Programm Xnotar (Anmeldefall »Sonstige Anmeldung/Mitteilung«) einzureichen, um die fehlerfreie Übernahme der Dokumente und Daten in das Fachverfahren RegisSTAR sicherzustellen.