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4. Bearbeitungshinweise

4.1 Bezeichnung der Sendungen und Anlagen

Bei der Übermittlung von elektronischen Dokumenten muss, sofern bekannt, in dem Betreff der Nachricht das gerichtliche Aktenzeichen angegeben werden. Dem Aktenzeichen dürfen in der Betreffzeilen keine erläuternden Zusätze vorangestellt werden (z. B. Aktenzeichen, Az.:). Soweit erläuternde Zusätze angefügt werden, dürfen diese keine Sonderzeichen ($ & % ´` ' ^°) enthalten.

In einer elektronischen Nachricht dürfen nur Schriftstücke zu einem Aktenzeichen (zu demselben Verfahren) versandt werden.

Bei verfahrenseinleitenden elektronischen Dokumenten und in den Fällen, in denen das gerichtliche Aktenzeichen sonst noch nicht bekannt sein kann, soll »Neueingang« angegeben werden (vgl. jedoch Abweichungen unter 4.4.1 beim Registerverfahren) .

Bei Neueingängen soll in der Nachricht die jeweilige Verfahrensart (z. B. Klage, Beschwerde) und die schlagwortartige Bezeichnung des Inhalts angegeben werden.

Diese Angaben dienen der zügigen internen Weiterleitung der Sendungen.

Die elektronischen Dokumente sind grundsätzlich als Anlage zu einer Nachricht zu übermitteln.

Um Probleme bei der Weiterverarbeitung auf unterschiedlichen Plattformen zu vermeiden, dürfen auch die Dateinamen der Anlagen keine Sonderzeichen enthalten (insbesondere keine Schrägstriche oder Doppelpunkte) und nicht zu lang sein (maximal 60 Zeichen, keine Pfadangaben). Zur Erleichterung der Arbeit mit den elektronischen Dokumenten ist es ferner zweckmäßig, nähere Konventionen für die Namensgebung bei den Dateibezeichnungen einzuhalten, die gegebenenfalls unter 4.4 »Verfahrensspezifische Besonderheiten« aufgeführt werden.

    4.2 Dateiformate und Versionen

    Bei der Einreichung sind folgende Formate und Versionen zulässig:

      Dateiformate Version / Einschränkung
      ASCII (American Standard Code for Information Interchange)

      keine Versionsbeschränkung;

      reiner Text ohne Formatierungscodes und ohne Sonderzeichen

      UNICODE

      keine Versionsbeschränkung;

      reiner Text ohne Formatierungscodes

      Microsoft RTF (Rich Text Format)

      Version 1.0 bis 1.6

      ohne Erweiterung für Word 2000

      Adobe PDF (Portable Document Format)

      Version 1.0 bis 1.6

      oder PDF/A

      XML (Extensible Markup Language) eine zum Dokument gehörende DTD oder Schema-Datei muss zugeordnet sein
      TIFF (Tag Image File Format) Version 6 oder niedriger (CCITT/ TTS Gruppe 4)
      Microsoft Word keine aktiven Komponenten; Word 97, Word 2000 (Versionen 8 oder 9), Word XP, Word 2003, Word 2007, Word 2010

      Die elektronischen Dokumente können auch in komprimierter Form als ZIP-Datei eingereicht werden. Die ZIP-Datei darf jedoch keine anderen ZIP-Dateien und keine Verzeichnisstrukturen enthalten.

      Sofern strukturierte Daten übermittelt werden, sollen sie im UNICODE-Zeichensatz UTF-8 codiert sein.

        4.3 Gebührenvorschuss

        Ist für das eingeleitete Verfahren ein Gebührenvorschuss zu leisten, so kann eine Zustellung gefördert werden, indem in dem verfahrenseinleitenden, signierten Dokument eine Einzugsermächtigung bzw. ein Abbuchungsauftrag für die in diesem Verfahren anfallenden Gebühren erteilt werden oder indem eine Entrichtung in anderer Art und Weise erfolgt.

          4.4 Verfahrensspezifische Besonderheiten

            4.4.1 Hinweise zum Registerverfahren

            Zu den Registern sind einzureichen

            • die qualifiziert signierten und sonstigen elektronischen Dokumente,
            • eine Datei mit den strukturierten Daten im XML-Format gemäß XJustiz.Register.

              4.4.1.1 Betreff

              Im Betreff sind anzugeben:

              • das gerichtliche Aktenzeichen und
              • die Angabe »Reg neu« bei Neueingängen.

                4.4.1.2 Begleitdokument

                Im Begleitdokument sind anzugeben:

                • die schlagwortartige Bezeichnung des Gegenstandes der Anmeldung, wie z. B. »Anmeldung«, »Beschluss« oder »Gesellschafterliste«,
                • die aktuell eingetragene Firma oder der Name des Rechtsträgers, auf den sich die Anmeldung bezieht,
                • die beantragte Firma oder der beantragte Name bei einer Neueintragung
                • die Bezeichnung der Person des Einreichers der Anmeldung (in der Regel der Notar).

                  4.4.1.3 Anlagen

                  Die erforderlichen Anlagen, wie

                  • Gesellschaftsvertrag/Satzung,
                  • Liste der Gesellschafter,
                  • Bilanzen,
                  • Berichte,
                  • Genehmigungen,
                  • Vollmachten,
                  • Vertretungsnachweise,
                  • Beschlüsse,
                  • Abtretungsurkunden
                  • etc.

                  dürfen nicht mit der Anmeldung in einer Datei zusammengefasst werden, sondern sind grundsätzlich einzeln und unter Angabe ihrer spezifischen Dokumentart einzureichen. Dies gilt zwingend für folgende Dokumentarten:

                  • Gesellschafterlisten
                  • Liste der Aufsichtsratsmitglieder
                  • Gesellschaftsvertrag/Satzung/Statut (mit notarieller Übereinstimmungsbescheinigung)
                  • Dauervollmachten (jede einzeln)

                  Zwingend einzeln einzureichen sind zudem folgende Dokumente der Dokumentart »sonstige Dokumente« bzw. »Dokumente zum internen Gebrauch«:

                  • Urkunden aus dem Privatbereich (Erbschein, öffentliches Testament oder Erbvertrag, Heiratsurkunde, Adoptionsurkunde, Bestallungsurkunden usw.)
                  • Geschäftsanteilsübertragungsverträge
                  • Staatliche Genehmigungen.

                  Dies ist dadurch begründet, dass die Dokumente einzeln über das Internet beauskunftet werden, so dass eine klare inhaltliche und formale Trennung die Erkennbarkeit und die Verständlichkeit der Dokumente im Online-Abruf erhöht. Die getrennte Einreichung gilt nicht für Anlagen gemäß § 9 Abs. 1 Satz 2 und § 14 BeurkG.

                    4.4.1.4 Dateierzeugung

                    Für die Herstellung der zu übersendenden Dateien sind folgende Hinweise zu beachten:

                    • möglichst geringe Größe (Scanner-Auflösung 200 oder 300 dpi),
                    • Lesbarkeit der Dateien (Scanner-Einstellung schwarz-weiß, nicht: »Grautöne«,
                    • Unveränderbarkeit (Formate PDF oder TIFF),
                    • exaktes Erstellungsdatum der eingereichten Dokumente (dies wird in den gesetzlich vorgesehenen Fällen technisch ausgelesen und bei der Beauskunftung im Internet verwendet).

                    Aufgrund zu schwacher oder unscharfer Schrift nicht oder nur äußerst schwer lesbare Texte werden per Zwischenverfügung beanstandet.

                      4.4.1.5 Anmeldung (§ 12 HGB; § 39a BeurkG)

                      Für eine rechtswirksame Anmeldung (vgl. § 12 HGB; § 39a BeurkG) gelten folgende Voraussetzungen:

                      • Anmeldungsschreiben und die hiermit eingereichten notariell zu beurkundenden oder zu beglaubigenden Dokumente (Gründungsurkunden bei Kapitalgesellschaften nach § 37 Abs. 4 Nr. 1 AktG, § 8 Abs. 1 Nr. 1 GmbHG, Niederschriften über beurkundungspflichtige Gesellschafterversammlungen nach § 53 Abs. 2 GmbHG) sind einzeln qualifiziert zu signieren.
                      • Die Signatur der Gesamtnachricht kann die Einzelsignatur nicht ersetzen.
                      • Jahresabschlüsse und Gesellschafterlisten sind in einem ganzheitlichen Dokument als eine Datei einzureichen.

                      Bei Nachreichung von Unterlagen zu einer Anmeldung durch den Notar sind die Dokumente als Nachricht z. B. mit dem Programm XNotar (Anmeldefall »Sonstige Anmeldung/Mitteilung«) einzureichen, um die fehlerfreie Übernahme der Dokumente und Daten in das Fachverfahren RegisSTAR sicherzustellen.

                      Strukturierte Daten können beispielsweise von der Anwendung XNotar der Bundesnotarkammer erzeugt werden. Näheres dazu finden Sie unter dem unten stehenden Link »XNotar«.

                      4.4.2 Hinweise zum Grundbuchverfahren

                      Bei der Einreichung zum Grundbuchverfahren gibt es durch die Verarbeitung mit dem Fachverfahren SolumSTAR bei den Grundbuchämtern einige Besonderheiten zu beachten.

                        4.4.2.1 Übermittlung per EGVP

                        Bei der Übermittlung über das EGVP sind zu beachten:

                        • das Erfordernis einer vollständigen und aktuellen Visitenkarte im EGVP
                        • die Angaben in der EGVP-Visitenkarte für SolumSTAR
                          • Vorname
                          • Nachname
                          • Adressangabe (für SolumSTAR)
                          • Telefonnummer (für Rückfragen)
                        • die Erstellung angehängter Signaturdateien (detached)
                        • keine Nutzung von embedded Signaturen (eingebettet im PDF-Dokument) sondern pkcs7- bzw. p7s-Dateien nutzen.

                          4.4.2.2 XML-Datensatz

                          Für die Erstellung des XML-Datensatzes gilt:

                          • Dateinamen:
                            • Die Länge des Dateinamens darf 30 Zeichen nicht überschreiten. Dies gilt auch für ZIP-Dateien.
                            • Der Dateiname darf nicht mit Leerzeichen beginnen, da dies für die weitere automatisierte Verarbeitung ein Problem darstellt.
                          • Aktenzeichen
                            • Die Zeichenanzahl zum Aktenzeichen im Feld UR‑Nr./Eigenes Az. (Maske »Grundbesitz«) darf 20 Zeichen nicht überschreiten.
                            • Keine Steuerzeichen im Aktenzeichen/in der URNr. Folgende Zeichen in den Feldern für Aktenzeichen und URNr. nicht verwenden: $ & % ' ' (Hochkomma, Apostroph) # ^
                            • Bezeichnung »UR:« Im Feld UR-Nr./Eigenes Az. nicht »UR« vor die Urkundennummer schreiben (Maske "Anlagen/Dokumente") da »UR« automatisch von SolumSTAR hinzugefügt wird.
                          • Anlagen
                            • Jede Anlage zu einem Antrag ist als eigene Datei einzureichen. Genehmigungen, mit Ausnahme der Genehmigung nach § 2 der Grundstücksverkehrsordnung (GVO), können in einer Datei zusammengefasst werden.
                          • Grunddaten (Vorbelegung prüfen)
                            • Bei mehreren beteiligten Grundbuchblättern muss der jeweils zugehörige Grundbuchbezirk (Grundbuch von) ausgewählt sein.
                          • Angaben der Beteiligten
                            • Die Rollenbezeichnung muss bei jedem Beteiligten angegeben werden, da dieser sonst nicht in SolumSTAR übernommen wird.
                            • Keine Hervorhebung des Rufnamens: Es dürfen keine Sonderzeichen oder Unterstreichung bei der Angabe mehrerer Vornamen zum Verdeutlichen des Rufnamens eingegeben werden.
                            • Geburtsname nur wenn nötig. Der Geburtsname bei Beteiligten ist immer nur dann anzugeben, wenn dieser vom Nachnamen abweicht.
                            • Feld Adresszusatz: In das Feld Adresszusatz gehören nur die c/o-Angaben. Hausnummerzusätze wie das »a« bei »28a«" sind im Feld »Hausnr.« einzutragen.
                            • Zeichengleiche Bezeichnung des Gläubigers: Die Bezeichnung des Gläubigers muss zeichengleich dem Eintrag in der Urkunde entsprechen. Beispiel: Steht in der Urkunde »Deutsche Kreditbank Aktiengesellschaft«, darf nicht »Deutsche Kreditbank AG« übermittelt werden (Bezeichnung in der Urkunde ist für die Grundbucheintragung relevant, vorbelegt werden die Daten aus dem XML-Datensatz).
                            • Angabe des Gläubigersitzes: Bei Gläubigern ist der im Handelsregister vermerkte Sitz anzugeben, keine abweichenden Postanschriften. Sollen Postanschriften gesondert beachtet werden, so können die Gläubiger nochmals als sonstige Beteiligte erfasst werden.
                          • Bezeichnung des Belastungsgegenstands
                            • Sind mehrere Flurstücke unter einer BV-Nummer gebucht und es sollen nicht alle belastet werden, so sind die betroffenen Flurstücke als Belastungsgegenstände einzeln zu erfassen.
                            • Flurstücke sind grundsätzlich vollständig mit Gemarkung zu erfassen.

                            4.4.2.3 Rangangaben

                            Angaben zum Rang sind derzeit nicht notwendig, da sie aktuell nicht von SolumSTAR verarbeitet werden können.