Informationen für Bußgeldbehörden

Diese Verpflichtung ergibt sich aus dem "Gesetz zur Einführung einer elektronischen Akte in der Justiz und zur weiteren Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs", wonach zum 1. Januar 2026 die Regelung in § 110a Absatz 1 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten (OWiG) in seinem Satz 1 wie folgt geändert wird:

"Die Akten werden elektronisch geführt."

Die Einführung und Umsetzung der elektronischen Akte in Strafsachen und in Bußgeldsachen wird mit den Regelungen in §§ 32 ff. StPO und §§ 110a ff. OWiG ermöglicht.

Mit dem Gesetz zur Änderung der Vorschriften über die Einführung der elektronischen Akte in der Justiz u.a. vom 8. Dezember 2025 (BGBl 2025 I Nr. 319 Seite 1-13) wurde auf die noch nicht flächendeckende Digitalisierung in den Bußgeldbehörden reagiert und die Möglichkeit von temporären länderspezifischen Ausnahmen von der elektronischen Aktenführung im Jahr 2026 geschaffen. Der Freistaat Sachsen hat daraufhin eine Änderungsverordnung zur Sächsischen EJustizVO erlassen, worin als Grundsatz für die sächsischen Bußgeldbehörden die Führung von Papierakten in Bußgeldsachen über den 1. Januar 2026 hinaus zunächst befristet bis zum 31. März 2026 angeordnet wird. Die generelle Verpflichtung zur elektronischen Aktenführung greift dann für alle Bußgeldbehörden im Freistaat Sachsen (erst) ab dem 1. April 2026.

Ausgenommen hiervon sind die in der Anlage zur neuen, zum 1. Januar 2026 geltenden SächsEJustizVO benannnten Bußgeldbehörden, die bereits länger elektronische Bußgeldakten führen oder dem Sächsischen Staatsanministerium nach erfolgter Anhörung angezeigt haben, dass sie zum 1. Januar 2026 technisch dazu in der Lage sind.

Ab dem 1. April 2026 greift dann die generelle Verpflichtung zur elektronischen Aktenführung für alle Bußgeldbehörden im Freistaat Sachsen. Ausnahmen hiervon bzw. Verlängerungen der Papieraktenführung sind dann nur noch im Einzelfall bis zum 31. August 2026 bzw. längstens zum 31. Dezember 2026 möglich. Hierfür ist aber zwingend eine Mitteilung der Bußgeldbehörde an das Sächsisches Staatsministerium der Justiz bis 15. Februar 2026 bzw. bis 15. Juli 2026 notwendig. Die Mitteilung ist mit aussagekräftigem Betreff (z.B. "elektronische Bußgeldakte" o.ä.) schriftlich zu richten an:

Sächsisches Staatsministerium der Justiz
Referat III.4 Informationstechnologie in der Justiz
Hospitalstraße
01097 Dresden

Diejenigen Bußgeldbehörden, die bereits ab 1. Januar 2026 zur elektronischen Aktenführung berechtigt und verpflichtet sind, sind in der Anlage zur der ab dem 01.01.2026 geltenden EJustizVO veröffentlicht. Ab dem 1. April 2026 werden die dann von der Pflicht ausgenommenen Behörden in der VwVEAkte benannt.

Die nach § 110a Absatz 2 OWiG erforderlichen Bestimmungen zu den organisatorischen Rahmenbedingungen der elektronischen Bußgeldakte werden in der zum 1. Januar 2026 neugefassten "Verordnung des Sächsischen Staatsministeriums der Justiz und für Europa über den elektronischen Rechtsverkehr, die elektronische Aktenführung, die elektronischen Register und das maschinelle Grundbuch in Sachsen", kurz Sächsische E-Justizverordnung (SächsEJustizVO) getroffen.

§ 11 Abs. 2 der SächsEJustizVO (i.F.v. 01.01.2026) verweist dabei auf die "Verordnung über die technischen und organisatorischen Rahmenbedingungen für die elektronische Aktenführung im Bußgeldverfahren", kurz Bundesbußgeldaktenführungsverordnung (BBußAktFV). In dieser Verordnung sind die entscheidenden Regelungen für die Bußgeldbehörden enthalten.

Daneben regelt die "Verordnung über die Standards für die Übermittlung elektronischer Akten zwischen Behörden und Gerichten im Bußgeldverfahren" (Bußgeldaktenübermittlungsverordnung - BußAktÜbV) die Modalitäten der Anlieferung von Bußgeldakten an die Justiz.

Die Standards für die Erstellung und Übermittlung elektronischer Dokumente regelt die "Verordnung über die Standards für die Erstellung elektronischer Dokumente und für deren Übermittlung zwischen Strafverfolgungsbehörden und Gerichten" (Dokumentenerstellungs- und -übermittlungsverordnung - DokErstÜbV).

Gemäß § 2 Abs. 1 und 2 BBußAktFV werden in der elektronischen Akte zur Akte gebrachte elektronische Dokumente einschließlich zugehöriger Signaturdateien sowie sonstige zur Akte gebrachte Dateien und Informationen gespeichert. Elektronische Empfangsbekenntnisse sowie elektronische Formulare, die als strukturierte maschinenlesbare Datensätze übermittelt worden sind (§ 110b OWiG), werden als Datensätze in der elektronischen Akte gespeichert.

Die so gespeicherten Inhalte müssen jederzeit als elektronische Dokumente im Format PDF/A wiedergegeben werden können. Die BBußAktFV spricht hier von einem sogenannten Repräsentat. Dieses Repräsentat muss den gesamten zur Akte gebrachten Inhalt mit Ausnahme der nur für die Datenverarbeitung notwendigen Struktur-, Definitions- und Schemadateien wiedergeben. An die Stelle von Signaturdateien treten im Repräsentat Vermerke über das Ergebnis der Signaturprüfung.

Interne Schreiben (Anhörungen, Vermerke und Berichte der Mitarbeiter, Bußgeldbescheide) werden in den meisten Bußgeldbehörden bereits über deren Fachverfahren digital erstellt. Insoweit ist die Überführung dieser Dokumente in die elektronische Akte weniger problematisch.

Elektronisch, das heißt über beBPo eingehende Post muss ebenfalls lediglich der elektronischen Akte zugeordnet werden. Dabei ist darauf zu achten, dass die Signaturdateien, wie in § 2 BBußAktFV beschrieben, erhalten bleiben.

Schwierigkeiten bereitet die in Papier eingehende Post. Diese muss ersetzend gescannt und dann der Akte zugeordnet werden. Beim ersetzenden Scannen gilt es einiges zu beachten. Gemäß § 32e Abs. 2 StPO ist bei der Übertragung von Dokumenten in die elektronische Form nach dem Stand der Technik sicherzustellen, dass das übertragene Dokument mit dem Ausgangsdokument bildlich und inhaltlich übereinstimmt. Diesen Stand der Technik gibt die "technische Richtlinie rechtssicheres Scannen - kurz: TR-Resiscan - wieder. Im Leitfaden E-Scannen sind die Zertifizierungsvoraussetzungen und Verfahrensanweisungen zusammengefasst.

In diesem Leitfaden "Elektronischer Rechtsverkehr mit der Justiz" (kurz: ERV-Leitfaden) sind die fachlichen und technischen Rahmenbedingungen für den digitalen Austausch von Dokumenten und Akten mit der Justiz beschrieben. In einzelnen Kapiteln sind besondere Grundsätze für Bußgeldbehörden beschrieben. Die Vorgaben sollen die Bußgeldbehörden bei der Schaffung der Voraussetzungen für die elektronische Aktenführung sowie den elektronischen Austausch von Dokumenten und Akten mit der Justiz unterstützen und enthalten detaillierte Informationen, beispielsweise zu Signatur- und Scanprozessen, Übermittlung per EGVP und den XJustiz-Standard.

XJustiz bildet die Grundlage für den Austausch von Verfahrensdaten in Justizverfahren. Hierbei handelt es sich um einen zur Realisierung des elektronischen Rechtsverkehrs entwickelten Datensatz, der grundlegende Festlegungen für den Austausch strukturierter Daten zwischen den Prozessbeteiligten (Bürgern, Unternehmen, Rechtsanwälten, IHKs) und den Gerichten enthält. Es besteht aus einer Reihe von XML-Schemata. Ein Grundmodul mit allgemein benötigten Daten (z. B. Gerichtsbezeichnung, Aktenzeichen) wird durch Fachmodule mit fachspezifischen Daten (z. B. Strafverfahren, Mahnverfahren) und Wertelisten (z. B. Bezeichnung von Staaten) ergänzt. Weiterführende Informationen und die jeweils gültigen Spezifikationen sind auf der Weiterleitung des Justizportals der Länder zur Bund-Länder-Kommission für Informationstechnik in der Justiz zum Thema XJustiz zu finden.

Weiter zu beachten ist die Einhaltung der Verordnung über die technischen Rahmenbedingungen des elektronischen Rechtsverkehrs und über das besondere elektronische Behördenpostfach - ERVV. Diese regelt, welche Dateiformate übertragen werden dürfen. Im Umkehrschluss dürfen andere Dateiformate (als die dort genannten) nicht übermittelt werden. Die eigenen Systeme sind also darauf zu prüfen, ob neben PDF und TIFF andere Formate generiert werden. Diese sind vor der Übermittlung zu wandeln.

Rd. 150 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus den Gerichten, Staatsanwaltschaften und der LIT bereiten die Umstellung auf die elektronische Aktenführung in der Justiz überwiegend mit einem Teil ihrer Arbeitskraft neben ihrer normalen Arbeit vor.

Bereits im September 2023 begann im Landgerichtsbezirk Zwickau die Pilotierung der eStrafakte bei den dortigen Gerichten und der Staatsanwaltschaft Zwickau. Mit dem letzten Rolloutschritt im Landgerichtsbezirk Görlitz Anfang November 2025 ist die Einführung der E-Verfahrensakte in Strafsachen in der sächsischen Justiz abgeschlossen.

In die Pilotierung der elektronischen Aktenführung wurden seit April 2024 auch sächsische Bußgeldverfahren einbezogen.

Die Erfahrungen aus der Pilotierung sollen weiterhin für die Vorbereitungen der elektronischen Bußgeldaktenführung und -übermittlung bei den anderen sächsischen Bußgeldbehörden auch nach dem 1. Januar 2026 nutzbar gemacht werden. Insbesondere soll Bußgeldbehörden, die bereits über die technischen Voraussetzungen für eine elektronische Aktenführung verfügen oder sich im Einführungsprozess befinden, ermöglicht werden, Testakten an die Justiz anzuliefern, um interne Prozesse anzupassen und die Einhaltung der technischen Voraussetzungen zu prüfen.

Eine XJustiz-Nachricht besteht aus Nachrichtenkopf, Grunddaten und Fachdaten.

Im Nachrichtenkopf der XJustiz-Nachricht ist bei Aktenerstübermittlung im Element "ereignis" der Anlass der Übermittlung anzugeben. Dies ist notwendig, um auf Justizseite erkennen zu können, ob ein Bußgeldverfahren oder ein Strafverfahren angelegt werden muss.

Außerdem ist im Nachrichtenkopf der XJustiz-Nachricht ein Empfängeraktenzeichen zu übermitteln. Hier ist nach dem ERV-Leitfaden bei Erstübermittlung der Wert "neu" einzutragen. Um die Zuordnung und Erfassung für die Staatsanwaltschaften und Gerichte zu erleichtern, wird gebeten, den Wert "neu" zu "E-Haft neu" bzw. "OWi neu" zu ergänzen. Bei Nachlieferungen mit noch unbekanntem Justizaktenzeichen kann der Wert "unbekannt" vergeben werden. Ist das Justizaktenzeichen des Verfahrens bereits bekannt, ist dieses einzutragen.

Im Grunddatensatz der XJustiz-Nachricht ist ein Sachgebiet zu vergeben. Für Übermittlungen in Bußgeldverfahren steht der Wert "026 - OWi-Sachen" zur Verfügung. In den Fällen von Erzwingungshaftsachen und bei der Vollstreckung gegen Jugendliche und Heranwachsende wird um Mitgabe des Wertes "009 - Erzwingungshaft" gebeten, solange dieser noch zur Verfügung steht. Wird eine Akte zur weiteren Ermittlung einer Straftat an die Staatsanwaltschaft übersandt, soll möglichst der Wert "007 - Ermittlungssache" vergeben werden.

Nähere Erläuterungen, welche Informationen an welcher Stelle der XJustiz-Nachricht mitzugeben sind, enthalten der ERV-Leitfaden sowie die Anlagen zum ERV-Leitfaden.

• Gesetz zur Einführung einer elektronischen Akte in der Justiz und zur weiteren Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs
• StPO
• OWiG
• § 110a Absatz 2 OWiG
• SächsEJustizVO
• BBußAktFV
• BußAktÜbV
• DokErstÜbV
• SächsVwVEAkte
• TR-Resiscan
• Handlungshilfe - Ersetzendes Scannen leichtgemacht
• Justizportal der Länder
• Elektronischer Rechtsverkehr mit der Justiz - Leitfaden
• XJustiz
• ERVV.