Informationen für Bußgeldbehörden

Diese Verpflichtung ergibt sich aus dem "Gesetz zur Einführung einer elektronischen Akte in der Justiz und zur weiteren Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs", wonach zum 1. Januar 2026 die Regelung in § 110a Absatz 1 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten (OWiG) in seinem Satz 1 wie folgt geändert wird:

"Die Akten werden elektronisch geführt."

Die Einführung der elektronischen Akte in Strafsachen und in Bußgeldsachen wird mit den Regelungen in §§ 32 ff. StPO und §§ 110a ff. OWiG ermöglicht.

Die nach § 110a Absatz 2 OWiG erforderlichen Bestimmungen zu den organisatorischen Rahmenbedingungen der elektronischen Bußgeldakte - also das Wann? und Wie? - werden bis zum gesetzlichen Einführungsstichtag in der "Verordnung des Sächsischen Staatsministeriums der Justiz und für Europa über den elektronischen Rechtsverkehr, die elektronische Aktenführung, die elektronischen Register und das maschinelle Grundbuch in Sachsen", kurz Sächsische E-Justizverordnung (SächsEJustizVO) getroffen, für Straf- und Bußgeldsachen insbesondere in § 5a SächsEJustizVO.

§ 5a Absatz 5 der SächsEJustizVO verweist zudem auf die "Verordnung über die technischen und organisatorischen Rahmenbedingungen für die elektronische Aktenführung im Bußgeldverfahren", kurz Bundesbußgeldaktenführungsverordnung (BBußAktFV). In dieser Verordnung sind die entscheidenden Regelungen für die Bußgeldbehörden enthalten.

Daneben regelt die "Verordnung über die Standards für die Übermittlung elektronischer Akten zwischen Behörden und Gerichten im Bußgeldverfahren" (Bußgeldaktenübermittlungsverordnung - BußAktÜbV) die Modalitäten der Anlieferung von Bußgeldakten an die Justiz.

Die Standards für die Erstellung und Übermittlung elektronischer Dokumente regelt die "Verordnung über die Standards für die Erstellung elektronischer Dokumente und für deren Übermittlung zwischen Strafverfolgungsbehörden und Gerichten" (Dokumentenerstellungs- und -übermittlungsverordnung - DokErstÜbV).

Bevor ab 2026 die elektronische Bußgeldakte in der Justiz flächendeckend eingeführt wird, sind verschiedene Pilotierungs- und Umsetzungsschritte in den Landgerichtsbezirken in Sachsen notwendig. Der Pilotierungsablauf und die teilweise Einführung bereits vor dem 1. Januar 2026 richtet sich nach der SächsVwVEAkte. Diese enthält die jeweiligen Pilotierungsbehörden und zu pilotierenden Gegenstände und wird jeweils mit weiteren hinzukommenden Pilotierungs- und Einführungsschritten erweitert.

Gemäß § 2 Abs. 1 und 2 BBußAktFV werden in der elektronischen Akte zur Akte gebrachte elektronische Dokumente einschließlich zugehöriger Signaturdateien sowie sonstige zur Akte gebrachte Dateien und Informationen gespeichert. Elektronische Empfangsbekenntnisse sowie elektronische Formulare, die als strukturierte maschinenlesbare Datensätze übermittelt worden sind (§ 110b OWiG), werden als Datensätze in der elektronischen Akte gespeichert.

Die so gespeicherten Inhalte müssen jederzeit als elektronische Dokumente im Format PDF/A wiedergegeben werden können. Die BBußAktFV spricht hier von einem sogenannten Repräsentat. Dieses Repräsentat muss den gesamten zur Akte gebrachten Inhalt mit Ausnahme der nur für die Datenverarbeitung notwendigen Struktur-, Definitions- und Schemadateien wiedergeben. An die Stelle von Signaturdateien treten im Repräsentat Vermerke über das Ergebnis der Signaturprüfung.

Interne Schreiben (Anhörungen, Vermerke und Berichte der Mitarbeiter, Bußgeldbescheide) werden in den meisten Bußgeldbehörden bereits über deren Fachverfahren digital erstellt. Insoweit ist die Überführung dieser Dokumente in die elektronische Akte weniger problematisch.

Elektronisch, das heißt über beBPo eingehende Post muss ebenfalls lediglich der elektronischen Akte zugeordnet werden. Dabei ist darauf zu achten, dass die Signaturdateien, wie in § 2 BBußAktFV beschrieben, erhalten bleiben.

Schwierigkeiten bereitet die in Papier eingehende Post. Diese muss ersetzend gescannt und dann der Akte zugeordnet werden. Bei, ersetzendes Scannen gilt es einiges zu beachten. Gemäß § 32e Abs. 2 StPO ist bei der Übertragung von Dokumenten in die elektronische Form nach dem Stand der Technik sicherzustellen, dass das übertragene Dokument mit dem Ausgangsdokument bildlich und inhaltlich übereinstimmt. Diesen Stand der Technik gibt die "technische Richtlinie rechtssicheres Scannen - kurz: TR-Resiscan - wieder. Im Leitfaden E-Scannen sind die Zertifizierungsvoraussetzungen und Verfahrensanweisungen zusammengefasst.

In diesem Leitfaden "Digitaler Austausch von Dokumenten und Akten zwischen Bußgeldbehörden und Justiz" (kurz: Leitfaden für Bußgeldbehörden) sind die fachlichen und technischen Rahmenbedingungen für den digitalen Austausch von Dokumenten und Akten zwischen Bußgeldbehörden und Justiz beschrieben. Er soll die Bußgeldbehörden bei der Schaffung der Voraussetzungen für die elektronische Aktenführung sowie den elektronischen Austausch von Dokumenten und Akten mit der Justiz unterstützen und enthält detaillierte Informationen, beispielsweise zu Signatur- und Scanprozessen, Übermittlung per EGVP und den XJustiz-Standard.

XJustiz bildet die Grundlage für den Austausch von Verfahrensdaten in Justizverfahren. Hierbei handelt es sich um einen zur Realisierung des elektronischen Rechtsverkehrs entwickelten Datensatz, der grundlegende Festlegungen für den Austausch strukturierter Daten zwischen den Prozessbeteiligten (Bürgern, Unternehmen, Rechtsanwälten, IHKs) und den Gerichten enthält. Es besteht aus einer Reihe von XML-Schemata. Ein Grundmodul mit allgemein benötigten Daten (z. B. Gerichtsbezeichnung, Aktenzeichen) wird durch Fachmodule mit fachspezifischen Daten (z. B. Strafverfahren, Mahnverfahren) und Wertelisten (z. B. Bezeichnung von Staaten) ergänzt. Weiterführende Informationen und die jeweils gültigen Spezifikationen sind auf der Weiterleitung des Justizportals der Länder zur Bund-Länder-Kommission für Informationstechnik in der Justiz zum Thema XJustiz zu finden.

Weiter zu beachten ist die Einhaltung der Verordnung über die technischen Rahmenbedingungen des elektronischen Rechtsverkehrs und über das besondere elektronische Behördenpostfach - ERVV. Diese regelt, welche Dateiformate übertragen werden dürfen. Im Umkehrschluss dürfen andere Dateiformate (als die dort genannten) nicht übermittelt werden. Die eigenen Systeme sind also darauf zu prüfen, ob neben PDF und TIFF andere Formate generiert werden. Diese sind vor der Übermittlung zu wandeln.

Rd. 150 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus den Gerichten, Staatsanwaltschaften und der LIT bereiten die Umstellung auf die elektronische Aktenführung in der Justiz überwiegend mit einem Teil ihrer Arbeitskraft neben ihrer normalen Arbeit vor.

Bereits am 6. September 2023 sind die Staatsanwaltschaft Zwickau und die Amtsgerichte Zwickau und Hohenstein-Ernstthal mit der elektronischen Strafakte ausgestattet. Über 12 Monate hinweg erprobten Landespolizei und sächsische Strafjustiz im Landgerichtsbezirk Zwickau in drei aufeinanderfolgenden Stufen die gemeinsame elektronische Strafakte. Dabei wurde die Pilotierung seit 24. April 2024 auf den gesamten Landgerichtsbezirk Zwickau mit dem Landgericht, allen Amtsgerichten und auch der Zweigstelle der Staatsanwaltschaft ausgeweitet.

In die Pilotierung - Erprobung - wurden seit dem 24. April 2024 auch Bußgeldverfahren einbezogen. Seither erfolgt die elektronische Anlieferung von Bußgeldakten durch den Vogtlandkreis und die Jobcenter Plauen und Zwickau.

Seit 1. November 2024 werden auch im Landgerichtsbezirk Chemnitz Bußgeldakten durch die Jobcenter Mittelsachsen und Chemnitz angeliefert.

Die gewonnenen Pilotierungserfahrungen sollen für die sukzessive Anbindung weiterer sächsischer Bußgeldbehörden an die E-Verfahrensakte der Justiz bis zum Einführungsstichtag am 1. Januar 2026 nutzbar gemacht werden.

Insbesondere soll Bußgeldbehörden, die bereits über eine elektronische Aktenführung verfügen oder sich im Einführungsprozess befinden, ermöglicht werden, Testakten an die Justiz anzuliefern, um interne Prozesse anzupassen und die Einhaltung der technischen Voraussetzungen zu prüfen.

Um die Zuordnung verschiedener Eingänge in der Justiz, das heißt im E-Akten-System der Staatsanwaltschaften und der Gerichte jeweils schnell und fehlerfrei zuordnen zu können, bitten wir um Mitgabe folgender Informationen zu Sachgebieten und Empfängeraktenzeichen:

• Gesetz zur Einführung einer elektronischen Akte in der Justiz und zur weiteren Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs
• StPO
• OWiG
• § 110a Absatz 2 OWiG
• SächsEJustizVO
• BBußAktFV
• BußAktÜbV
• DokErstÜbV
• SächsVwVEAkte
• TR-Resiscan
• Leitfaden E-Scannen
• Justizportal der Länder
• "Leitfaden für Bußgeldbehörden"
• XJustiz
• ERVV.